¿Cómo informatizar mi empresa?

“El ordenador nació para resolver problemas que antes no existían” — Bill Gates

Los beneficios de informatizar su empresa, a primera vista, son obvios:

• Simplificar el trabajo
• Acelerar procesos.
• Anticiparse a costos innecesarios.
• Centralizar información.
• Tomar decisiones con información confiable.

Para comenzar, se deben detectar algunos ítems importantes

Independencia funcional

• “Aun no llegó el contador. No podemos enviarle su factura.”
• “No sabría decirle si podemos emitir una nota de crédito”.
• “Aquí no tengo el excell con los precios que me pide”.

Durante un correcto proceso de informatización, se detectan los puntos críticos y se  implementan procedimientos formales de trabajos, simples, claros y bien establecidos, para que la empresa no dependa de nadie a la hora de realizar una tarea crítica.

Gerencia real

Es común encontrar a los gerentes (o a los dueños) “atendiendo urgencias de último minuto”, interviniendo personalmente en tareas estrictamente operativas. Con el tiempo, esta situación se establece como “algo normal”, alejando a la gerencia de sus objetivos mas importantes.

El trabajo de un gerente es el de tomar decisiones (en todo momento) para cumplir las metas establecidazas a corto, mediano y largo plazo.

Su empresa requiere independencia funcional y gerenciamiento permanente para lograr sus objetivos.

A partir de este punto, se puede implementar un procedimiento de mejora continua.

¿Cómo comenzar?

 Identifique dónde están los problemas

¿Cuáles son las áreas que se deben ajustar? Sin perder tiempo analizando cada caso, identifique rápidamente dónde estan los problemas, y cuál es el procedimiento conflictivo.

• Gestión de compras: Selección de proveedores. No compramos a tiempo.
• Control de almacén: Inventario inexacto. Siempre falta insumo de producción.
• Ventas: Falta de seguimiento a vendedores. Necesitamos nuevos clientes.
• Producción: El taller esta desorganizado. No sabemos el qué estado se encuentran los pedidos de trabajos.
• Contabilidad y finanzas: Falta de seguimiento de Cuentas por Pagar.
• Gestión de Personal – Recursos Humanos: Impuntualidad reiterada del personal. Hay demoras en iniciar tareas del taller.

 Recopile y analice la información

Es importante entender las razones que lo han llevado a la necesidad del sistema. Decida en qué problemas quiere centrarse, si esos procesos actualmente cumplen su propósito y cuál seria la forma ideal de resolverlos.

• Selección de proveedores: Comprar al proveedor que garantice el mejor tiempo de entrega a crédito. Necesitamos listas de precios por proveedores con tiempos de entregas y día de créditos. Actualmente no controlamos días de créditos y plazos de entregas de mercadería comprada.
• Inventario inexacto: Actualizar a tiempo las cantidades de existencia de insumos de producción. Necesitamos saber la cantidad de insumos críticos disponibles. Actualmente se detiene la producción en espera de llegada de materiales necesarios.
• Falta de seguimiento de vendedores: Prospectar nuevos clientes. Los vendedores no realizan tareas de prospectación permanente. Necesitamos un sistema de ventas que permita incorporar nuevos prospectos.

Problemas mas urgentes

• Identifique los procedimientos críticos que requieran atención inmediata.
• Haga una lista con los problemas mas comunes en los que se pierden tiempo, recursos y oportunidades.
• Enumere los motivos, y cuales serían las soluciones ideales.

Por ejemplo

• Producción: Falta de insumo. Detiene el taller. Faltan materiales para hacer el trabajo. Sería ideal cargar la lista de insumos necesarios al momento de registrar la órden de trabajo.
• Compras: No se sabe a tiempo lo que se necesitará para el día siguiente. Seria ideal tener una lista de los insumos necesarios en el taller para las ordenes de trabajo del día siguiente.

De menos a más

Para conseguir resultados rápidos es mejor empezar con un proceso sencillo e ir escalando rápidamente en su solución. Identifique cuál es el área que mas le conviene para comenzar el proceso de mejora.

Es probable que se deba iniciar en procesos que no tienen nada que ver con los problemas mas urgentes, pero necesarios cuando se atiendan los problemas mas importantes.

• Gestión de Flujo de Efectivo: Empezar por control financiero, antes de entrar en compras y proveedores. Primero controlar el flujo de caja antes de mejorar el proceso de «Compras».
• Ordenes de Trabajos: Empezar por organizar las órdenes de trabajos, antes de implementar un procedimiento de compra de insumos y materiales.

Equipo de compromiso

• Seleccione personal capacitado, que conozca la empresa por dentro, capaz de tomar decisiones y que aporte ideas claras y significativas, participando con soluciones y propuestas.

Planifique su proyecto

Defina hasta dónde quiere llevar su proyecto. Características y funcionalidades que deben incluirse y los recursos disponibles (personas implicadas, equipos, presupuestos, plazos, etc.)

Anote y discuta todos los casos de uso

Incluso los procesos más simples pueden tener muchas variaciones. Es importante conocer sus detalles y documentar el uso de cada caso concreto.

Todo se mide en tiempo y dinero

Mida su éxito. Para llevar la empresa hacia la mejora continua hay que medir los resultados de cada proceso. Trate de establecer una métrica para evaluar y controlar los procesos que quiere mejorar.

Soluciones ideales

Haga una lista con las soluciones ideales para cada uno de los problemas detectados. Construya una visión mental del sistema, para llevarlo a la práctica con un sistema a medida.

El camino hacia la calidad.

La informatización de su empresa implica un proceso del que se espera una mejora sustancial en la calidad total de su producto y servicio.

Una característica de todo proceso de mejora de calidad es “el camino hacia la calidad no se compra. Lo realiza la propia empresa.”

Un proyecto informático no es un problema exclusivo de hardware y software. Eso seria más bien una cuestión de infraestructura. Es común que en Fiscus CBB nos encontramos con empresarios que nos dicen “Compramos computadoras nuevas. He gastado muchísimo en la red, y el problema no se resuelve”.

Un proyecto de informatización de una empresa implica cambios y tomas de decisiones con el compromiso de toda la dirigencia. Los encargados de llevar adelante el proyecto son los administradores, con el soporte informático necesario para cada requisito del proyecto.

Contáctenos

Colaboramos estrechamente con usted, realizando el estudio preliminar necesario para lograr rápidamente una primer implementación de soluciones. Contáctenos sin compromiso para analizar y evaluar su caso.

 

 

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