Control de Flujo de Efectivo

El Control de Flujo de Efectivo (o Control de Flujo de Caja) es el seguimiento de la información referida a los movimientos de dinero en efectivo de la empresa en un período de tiempo determinado.

 

Control de Flujo de Efectivo

Fiscus CBB – Cash Flow Control es una metodología de Control de Flujo de Efectivo 100% adaptable a todo tipo de empresa.

Son sistemas de Control de Flujo de Efectivo pre diseñados que ofrecen soluciones de negocios inmediatas.

¿Qué hace y cómo funciona un sistema de Control de Flujo de Efectivo en una empresa?

  • Permite conocer, en lo inmediato, cuánto dinero dispone la empresa. Una buena salud financiera tiene por requisito que el saldo del flujo de caja resulte positivo, es decir, que sus cobros resulten superiores a sus pagos.
  • Es la herramienta que permite estimar en el corto plazo las posibilidades  financieras reales de la empresa.
  • De vital importancia contable en los libros Diario y Mayor.
  • Información fundamental para la toma de decisiones, medir resultados y establecer objetivos a corto, mediano y largo plazo.
  • Se usan para establecer indicadores y semáforos internos.
  •  Se utiliza para la planificación de estrategias financieras preventivas.

Fiscus CBB “Cash Flow Control”: una metodología de Control de Flujo de Efectivo

Nuestro sistema de Control de Flujo de Efectivo considera que todas las operaciones de caja se deben documentar dentro de una “Sesión de trabajo” o “Sesión de caja”.

Llamamos “sesión” al período de tiempo que se usará para registrar en base de datos, toda la actividad de ingresos y egresos de valores de caja.

Toda “sesión de trabajo” tiene un responsable de caja (o “cajero”), encargado de documentar las operaciones de ingresos y egresos de valores.

El sistema de Control de Flujo de Efectivo respalda la información con un comprobante que asocia cada operación de dinero de una sesión.  Una sesión de trabajo inicia con su “arqueo inicial” y termina con su “arqueo final” o corte de caja.

Control de Flujo de Efectivo

Una sesión de Control de Flujo de Efectivo está compuesta por:

  • Id Único: Un número de folio único y consecutivo que identifica cada sesión.
  • Fecha: La fecha de la sesión de trabajo. Puede haber múltiples sesiones en una misma fecha.
  • Turno: Lo cual permite múltiples sesiones diarias. En caso de no usarse turnos, se considera un turno único.
  • Responsable: Es el cajero responsable del dinero de caja para cada sesión. El sistema lo identifica con un nombre de usuario y un password.
  • Caja: Nombre o número único de la caja donde se desarrolla la sesión de trabajo
  • Arqueo Inicial: Es el conteo manual del dinero disponible al momento de iniciar la sesión de trabajo. Sin registro de arqueo inicial, la caja no puede operar.
  • Ingresos: Todas las operaciones de ingresos de dinero en caja. No incluye ventas.
  • Egresos: Todas las operaciones de salidas de dinero. Por ejemplo, los retiros de dinero para depósitos bancarios.
  • Ventas: Registran un ingreso de caja cuando se percibe un pago, documentado a través de un ticket. Se las considera por separado, porque las notas de ventas y facturas emitidas en caja no siempre generan un ticket por cobro. En esos casos, se genera Cuenta por Cobrar, que posteriormente generará un ingreso de caja. Por eso conviene tratarlas por separado. Nos da la ventaja de resolver Cuenta por Cobrar con la misma técnica. Para la caja, la variable Ventas está conformada por los ingresos en caja por pagos de ventas realizadas.
  • Arqueo Final: O corte de caja. Es el conteo del dinero disponible en caja al terminar una sesión de trabajo.
  • Caja Libros: Es la cantidad teórica de dinero que debería haber en la caja, al terminar la sesión. Es la suma de caja inicial y el  total de egresos, a la cual se resta total de ingresos.
  • Diferencia: Es la resta entre el arqueo final y la caja libros.

Entonces:

  • Arqueos: Importe obtenido después de contar el dinero de caja.
  • Arqueo Inicial: Determina la variable Caja Inicial
  • Arqueo Final: Determina la variable Caja Final
  • Ventas: Total ingresado en caja por cobro de ventas realizadas.
  • Ingresos: Todos ingresos que no sean ventas. Para diferenciarlos, usualmente los llamamos “ingresos extras”.
  • Egresos: todas las salidas de dinero efectuadas durante la sesión de trabajo.
  • Caja Libros: Caja Inicial + Ventas + Ingresos – Egresos
  • Diferencia: Caja Final – Caja Libros

En donde:

  • Si Caja Final es igual a Caja Libros, no existe Diferencia.
  • Si existe diferencia negativa, significa que falta dinero en caja;
  • Si existe diferencia positiva, hay un excedente de caja. Se registraron operaciones de entradas y salidas por fuera del sistema, o se está cobrando de más en el proceso de ventas.

La variable “Diferencia” se utiliza para medir la calidad del trabajo del cajero. Un buen cajero debe que sostener diferencias bajas. Cada cajero acumula la suma de todas sus Diferencias, como índice de calidad y medición de control.

Documentación de las operaciones de entrada y salida para Control de Flujo de Efectivo.

Cada operación de entrada y salida de dinero de caja, genera un comprobante. Un documento, que valida la operación realizada.

Si sale dinero por pagos a proveedores, tiene que ingresar una factura o una nota de venta; al menos un ticket; pero siempre tiene que haber un comprobante que respalde la operación.

Si entra dinero por cobro de ventas, se debe emitir un ticket.

Documentación de egresos de cajas en un sistema de Control de Flujo de Efectivo.

Existen diferentes motivos para egresos de cajas. Por ejemplo, el dueño o personal autorizado de la empresa, puede sacar dinero  de caja. Se debe emitir un comprobante interno de la empresa, que avale la operación, que contenga la firma de la persona que recibe el dinero.

Lo importante es respaldar estos egresos con un comprobante interno de la empresa, que ampare la salida de efectivo realizada, para su posterior seguimiento y control.

Control de Flujo de Efectivo

Seguimiento de Cajas en un sistema de Control de Flujo de Efectivo

Caja Inicial
El registro de esta información tiene que ser exacto. Mas adelante explicaremos en detalle la importancia de esta variable para el proceso de control.

Caja Final
Con este arqueo se genera un  conjunto de datos adicionales, con los cuales se resumen las actividades de la sesión.

Con cada Arqueo Final se registran los valores que componen la sesión de trabajo:

  • Id Sesión
  • Caja Inicial
  • Ingresos extras
  • Ingresos por Ventas
  • Egresos
  • Caja Libros
  • Caja final

Los 3 casos posibles de “Diferencia” en un Arqueo Final:

  • Faltante: Sucede cuando el arqueo final es menor a Caja Libros. Puede darse por una operación de Egreso no documentada (el cajero pagó a un proveedor y no registró el comprobante), el cajero tomo dinero de la caja para su almuerzo, o el dueño realizó un retiro de caja sin avisarle al cajero.
  • Sobrantes de Caja. Se dan con un Arqueo Final mayor a Caja Libros. Significa que existen Ingresos sin comprobantes (ventas por fuera de caja), por operaciones de ingresos fuera de sistema (el cajero guardó una propina)  o por error en el registro del Arqueo Inicial.
  • Diferencia Cero. Se da cuando el Arqueo Final coincide con Caja Libros. Esto se debe a un perfecto manejo de caja; o faltantes que coinciden con sobrantes. Por ejemplo, se retira dinero de caja por el mismo importe de una venta sin comprobante.

Control de Flujo de Efectivo – Documentación de Arqueo Final

Cuando se realiza el arqueo de caja final, se genera un documento que certifica los movimientos registrados durante la sesión, el cual lleva la firma escrita del cajero responsable.

Esta información se almacena para seguimiento y control, quedando todo registrado en una única «Sesión de Caja», identificada con un número único de sesión.

La lectura y análisis de la información consecutiva de estas sesiones de caja, aportan valiosísima información financiera y contable.

A nosotros nos interesa, en particular, las posibilidades de control que nos ofrece esta estructura de datos.

Control de Flujo de Efectivo

Control de Flujo de Efectivo – Estrategia de control operativo de cajas

Una interpretación de nuestra base de datos de sesiones de cajas (siguiendo nuestro modelo) con sus arqueos iniciales y finales, se vería (inicialmente) así.

Prueba de Escritorio del Sistema

Sesión Fecha Cajero Caja Inicial Ingresos Egresos Caja Libros Caja Final Diferencia
1 01/01/2015 Juan $100 $500 $100 $500 $495 – $5
2 02/01/2015 Ana $495 $500 $100 $895 $900 + $5
3 03/01/2015 Juan $900 $500 $100 $1300 $1300 $0
4 04/01/2015 Ana $1300 $500 $100 $1700 $1750 + $50

Análisis de sesiones de caja del 1 al 4 de Enero;

  • Juan abrió caja el 1 de Enero con $100, registró ingresos por $500, egresos por $100, y cerró sesión con un faltante de $5.
  • Ana abrió caja el 2 de Enero con $495, registrando ingresos por $500 y egresos por $100. Cerró caja con $900, con un sobrante de $5. (¿Será que a Juan se le quedó una monedita por ahí y Ana la encontró?)
  • Juan abrió caja el 3 de enero, con $900, registró ingresos por $500, egresos por $100, cerró su caja con $1300, sin diferencias.
  • Ana abrió caja con $1300, registra ingresos por $500, egresos por $100, cierra caja con $1750, con un sobrante de $50.

Veamos

El ejemplo muestra cuatro sesiones de cajas sin intervención externa.  Se puede apreciar que cada cajero acumula en su caja inicial, la caja final de la sesión anterior.

A medida que se incrementa el número de sesión de caja, Caja Inicial se hace más grande.

  • Existe una relación entre la caja final de una sesión y el valor de la caja inicial de la siguiente sesión, que vamos a utilizar para control interno.

En la práctica, en algún momento se realizan retiros de efectivo.  Si a estos retiros de efectivo se registran durante la sesión de trabajo, se suman como otra operación de egreso.

Supongamos, para el mismo ejemplo, que en cada sesión de trabajo se retiraron $400 (y no hubo diferencias de cajas, para simplificar el ejemplo). Es decir, el dueño del negocio fue a la caja y retiro $400. Se documentó la operación.

Sesión Fecha Cajero Caja Inicial Ingresos Egresos Caja Libros Caja Final Diferencia
1 01/01/2015 Juan $100 $500 $400 $200 $200 $0
2 02/01/2015 Ana $200 $500 $400 $300 $300 $0
3 03/01/2015 Juan $300 $500 $400 $400 $400 $0
4 04/01/2015 Ana $400 $500 $400 $500 $500 $0
  • Sin importar el importe de los retiros de caja que se hagan durante una sesión, la caja final coincide con siguiente caja inicial.

Control de Flujo de Efectivo – Retirando dinero fuera de la sesión de caja

Analicemos un proceso donde se retira efectivo entre sesiones. Por ejemplo. El cajero cierra su sesión y termina su turno laboral. Viene el dueño y retira dinero antes que el siguiente cajero inicie su sesión de trabajo..

Sesión Fecha Cajero Caja Inicial Ingresos Egresos Caja Libros Caja Final Diferencia
1 01/01/2015 Juan $100 $500 $100 $500 $500 $0
GERENCIA RETIRA $400 de Caja sesión 1
2 02/01/2015 Ana $100 $500 $100 $500 $500 $0
GERENCIA RETIRA $300 de Caja sesión 2
3 03/01/2015 Juan $200 $500 $100 $600 $600 $0
GERENCIA RETIRA $500 de Caja sesión 3
4 04/01/2015 Ana $100 $500 $100 $500 $500 $0
  • Sigue existiendo una relación de control:
    Caja Inicial sesión actual = Caja Final de sesión anterior – Retiro de Gerencia sesión anterior

Ejemplo simple de control operativo

Si Retiro de Gerencia sesión anterior coincide con un depósito en Cta. Banco, ya se tiene documentación suficiente para implementar un control, que sirve incluso para múltiples cajas, organizando formalmente un proceso de “Deposito en efectivo”, porque

Caja Inicial = caja final sesión anterior – Importe del depósito en Cta Banco.

Esta técnica es eficiente para empresas medianas y pequeñas, generalmente donde el dueño (o la gerencia) controla personalmente la caja después de cada sesión de trabajos.

Solo hay que guardar las boletas de depósitos en el banco, para usarlas al momento de controlar sesiones de cajas.

Si gerencia no efectúa el retiro de una caja, la siguiente caja inicial será igual a la última caja final.

Control de Flujo de Efectivo – Usando una Caja Fuerte.

Existen cajas fuertes donde el cajero puede ingresar efectivo, pero no puede hacer retiros, ya que el dispositivo no se lo permite.

Fiscus CBB – Cash Flow Control integra estas cajas fuertes registrando el importe que se ingresa en caja fuerte, entre los datos del arqueo final.

Para esto, se agrega una columna adicional en el arqueo final, y el tablero de control de la base de datos de nuestras sesiones de caja queda como se muestra a continuación (ejemplo sin diferencias, para simplificar):

Sesión Fecha Cajero Caja Inicial Ingresos Egresos Caja Libros Caja Final Diferencia Caja Fuerte
1 01/01/2015 Juan $100 $500 $100 $500 $500 $0 $400
2 02/01/2015 Ana $100 $500 $100 $500 $500 $0 $400
3 03/01/2015 Juan $100 $500 $100 $500 $500 $0 $400
4 04/01/2015 Ana $100 $500 $100 $500 $500 $0 $400

Durante el Arqueo Final, el sistema genera el reporte que firma el cajero, e imprime el sobre con el Nº de sesión de caja. Se procede a guardar el dinero en dicho sobre y se lo deposita en la caja fuerte.

Cuando se abre la caja fuerte se controla: El sobre de la sesión Nº 1 debe contener $400, lo mismo los siguientes, respetando nuestro ejemplo.

La información de los Arqueos Finales de Caja se pueden articular con otros procesos administrativos, contables, financieros y de control, porque documenta los importes exactos de cada movimiento realizado en caja; incluso pudiendo incorporarse información adicional que de soporte a prácticas más complejas de control.

Control de Flujo de Efectivo – Uso combinado de técnicas de control.

El uso combinado de estas variables se utiliza para personalizar estrategias de control de cajas.

Para implementar técnicas combinadas de gestión de flujo de efectivo, se requiere de:

  1. Evaluar la necesidad.
  2. Definir un diccionario de términos de caja.

Evaluar la necesidad

Primero se debe evaluar y analizar cada caso y considerar todos los factores.

Situaciones de riesgo físico del personal, situación laboral de los empleados, riesgo del dinero acumulado, recursos y capacidades de la empresa, cantidad de cajas del sistema, disposición geográfica de las cajas, cantidad de dinero en efectivo circulante promedio.

No es lo mismo un sistema de cajeros automáticos, una tienda nacional con múltiples sucursales por estados, una tienda local con muchas sucursales, una empresa familiar, una red de cajeros automáticos, etc.

Combinar diferentes tipos de retiros de efectivo de caja aportar mayor seguridad, pero pueden complicar la operación, por eso es importante analizarlo con cuidado.

El hecho de no establecer un proceso rutinario (combinando dos o tres técnicas de retiros); obliga a cada caja a ser muy cuidadosa y detallista en el registro de cada operación de entrada y salida de efectivo

La metodología de control de saldos no varía, esto aporta una importante ventaja teórica; solo se requiere que el responsable del control de sesiones disponga de todas las variables ordenadas para control y seguimiento.

Diccionario de términos de caja

Es importante que exista una terminología común para comunicar directivas a los cajeros.

Para ello, se dispone de un pequeño diccionario de términos (que no supere media carilla) y que cada cajero conozca a la perfección.

Por ejemplo:

RETIRO DEPÓSITO: Son salidas de dinero para ser depositado en el banco, que se hacen durante la sesión de trabajo.

RETIRO RESERVA: Dinero que se aparta en el corte de caja, y se deposita en caja fuerte, en un sobre foliado con Nº de la Sesión, y lleva firma del cajero.

  • Recurrir al departamento de contabilidad a preguntar qué nombres usar para cada caso, es una práctica altamente recomendable. Contadores y Administradores de Empresas son los mejores asesores al momento de diseñar estos procesos.

Coordinar la operación

Lo importante es que cada cajero reciba instrucciones simples y puntuales, que se entiendan sin ambigüedad, y que el sistema pueda registrar eficientemente estas operaciones.

Control de Flujo de Efectivo – Hojas de Rutas

Un sistema bien organizado de control de cajas no solo mide hacia donde fluye el efectivo, sino que permite a la empresa lo organice con antelación.

Para esto, diseñamos “hojas de rutas de caja”, las cuales están planeadas dentro de una estrategia integral, pensadas para controlar cajas, y anticiparse financieramente a posibles contratiempos.

  • Las hojas de rutas funcionan en empresas con cajas “sanas”.
  • Todos conocen el diccionario de términos de caja.
  • Sirven para “separar” dinero de cada sesión de caja con saldo positivo.
  • Sirven para ejercer control directo sobre cada caja.

En la práctica, han demostrado excelentes resultado en pequeñas y medianas empresas, cuya operación depende de pagos anticipados a proveedores.

También han sido muy efectivas para previsión de efectivo para pagos de comisiones por ventas, en temporada de mucha actividad.

Para su uso, solo se requiere un sistema de control de arqueos de cajas bien organizado.

Ejemplo simple:

Primeramente, definimos nuestro diccionario de términos de caja:

Efectivo Reserva: Deposito de efectivo en caja fuerte, durante el corte de caja.

Retiro Deposito Estándar: Retiro de efectivo de caja durante la sesión, para depositar en la cuenta XXX del Banco Banamex.

Retiro Deposito Operaciones: Retiro de efectivo de caja durante la sesión para deposito en en cuenta YYYY del Banco Santander.

Hoja de Ruta para Caja Nº 1, Sucursal Playa del Carmen. Cajero Juan. Del 01/01/2015 al 03/01/2015

  • 01/01/2015. Caja Inicial siguiente sesión = $1,000 – El resto en Efectivo Reserva.
  • 02/01/2015. Caja Inicial siguiente sesión = $1,000 – 50% Efectivo Reserva y 50% Retiro Deposito Estándar
  • 03/01/2015. Caja Inicial siguiente sesión = $1,000; El resto en Retiro Deposito Operaciones

Hoja de Ruta para Caja Nº 1, Sucursal Playa del Carmen. Cajero Ana. Del 01/01/2015 Al 05/01/2015

  • TODOS LOS DIAS: Caja Inicial siguiente sesión = $1,000; El resto en Efectivo Reserva

Conclusiones acerca del Control de Flujo de Efectivo

  • Permite programar el flujo de efectivo.
  • Permite controlar estrictamente las cajas.
  • Requiere cajas sanas, controladas y bien organizadas.
  • Son instrucciones simples usando lenguaje común que todos manejan.
  • Se implementan con una llamada telefónica o un mail. No requieren infraestructura informática.
  • Deben planificarse con inteligencia, porque luego hay que controlar que la información de cada Arqueo Final coincida exactamente con el dinero en efectivo real.
  • Detectan inmediatamente faltantes, sobrantes, la tendencia que van tomando las cobranzas y ventas, etc.
  • Sirven para anticiparse financieramente a diferentes situaciones.
  • Miden resultados en dinero.